Os 9 mandamentos das reuniões eficientes
Um guia para reuniões cada vez melhores
Tradicionalmente, uma reunião nos da a sensação de que um tema foi alinhado com todos os presentes e que o trabalho certo será feito. Focus time, de forma complementar, é o tempo dedicado para executar o que foi combinado!
No entanto, apesar da definição fazer sentido, ainda temos um desequilíbrio de focus time VS reuniões nas empresas que ainda estão se adaptando a esse modelo full remote. Na prática, o número de reuniões é alto a ponto de ocupar quase que inteiramente a agenda de todos a nossa volta. Isso gera os seguintes impactos para a empresa (e para a nossa vida):
- Tarefas do dia-a-dia tem sua qualidade comprometida dado o pouco tempo de foco
- Acima de 4 h em reuniões significa que passamos mais da metade do dia de trabalho dentro de reuniões
- Sensação de sobrecarga dado que temos que concentrar nosso trabalho no pouco tempo restante fora das reuniões
Com isso, o problema que queremos resolver com esse guia:
- Melhorar a efetividade/eficiência das reuniões
- Evitar que reuniões pouco efetivas onerem o tempo das pessoas
Definição
Apesar de óbvio, precisamos ter uma definição clara de uma reunião efetiva.
- Reunião é uma ferramenta eficaz usada para garantir que o trabalho certo será feito
- É preciso que as pessoas certas estejam na reunião
- É preciso ter, de forma clara, o problema a ser resolvido
- É preciso ter uma figura de moderador, comumente, o organizador pode assumir esse papel e garantir a condução da reunião de forma apropriada
- É preciso definir o output da reunião (isto é, uma decisão, tarefas, etc)
- É preciso definir responsáveis para atuar no que foi definido
Às seções seguintes, além de compor o guia, orientam como construir uma cultura onde dedicamos nosso tempo de forma otimizada, respeitando o tempo das pessoas. Obrigado
e pelas longas conversas para confecção desse guia.1. Escreva, escreva e escreva
Se você é a pessoa mais interessada em resolver um problema convocando uma reunião, você deve garantir que todos saibam de antemão o problema que quer resolver. Para isso:
- Escreva uma descrição
- Defina qual o output esperado da reunião
- Mostre que o assunto avançou! Seja através de uma ATA ou resumo por mensagem no slack ou email
Sugestão: Comece pelo porquê! Assim teremos boas descrições e aumento no engajamento
NOTA: Se você for convidado para uma reunião sem descrição, peça para os organizadores escreverem uma. Não faz sentido aceitarmos ir a uma reunião onde não sabemos o que será discutido
2. Não aceite convites de forma indiscriminada
É fácil aceitarmos os convites de reunião que chegam em nossa caixa de email. Apesar de cômodo, essa é uma grande armadilha onde só temos a perder. Aceitar convites sem ler a descrição, sem verificar os conflitos de horário só causa overhead em nossa agenda.
Sugestão: Tire 30 min do seu dia para checar novos convites (no email ou calendar) e faça calmamente. Para sabermos que reunião devemos ir, precisamos ter foco nesse momento de aceitar reuniões.
3. Dê feedbacks aos organizadores
Toda empresa moderna deveria ter uma cultura orientada a feedbacks. Se você acha que uma reunião poderia ser um email, uma mensagem no slack, um canal de discussão, uma task no Jira, etc, fale com a pessoa que organiza a reunião.
Sugestão: fale por mensagem de texto ou audio. Se sua empresa possui uma ferramenta para registrar os feedbacks, use!
4. Questione reuniões recorrentes e sua frequência
É muito fácil criarmos reuniões recorrentes, porém, existe um preço associado a cada reunião recorrente.
Quantas vezes você se viu em uma reunião recorrente que não há nada a ser discutido?
É preciso questionarmos não só a recorrência mas também a frequência das reuniões:
“Não seria melhor mudar a frequência semanal para quinzenal?”
“Podemos deixar para marcar de forma ad-hoc ao invés de ser recorrente?”
NOTA: Reuniões recorrentes são uma ótima forma de garantir alocação de tempo e cadência, porém, devemos evitar fazê-lo apenas pela força do hábito
5. Questione reuniões de status report
Em uma empresa onde transparência faz parte da sua cultura, é preciso exercitarmos diariamente a forma de passar status e progresso das discussões a todos a nossa volta. No entanto, é comum cairmos na tentação de fazer o acompanhamento de status através de uma reunião (e de forma ineficiente).
Primeiro, questione se é preciso de fato uma reunião de status report:
- poderia ser substituído por um relatório em forma de documento?
- poderia ser feito através de canais de texto assíncronos?
- poderia ser feito através de um dashboard?
Mesmo que haja a necessidade de uma reunião para status report, o ideal seria que o material apresentado fosse disponibilizado e lido pelos participantes antes da reunião em si.
Apresentar um conteúdo que poderia ser apenas lido é uma forma ineficiente de aproveitarmos o tempo da reunião
Ponto de atenção: Entendemos que reuniões de status report não são a melhor forma de dar visibilidade de status. Essas reuniões devem ser usadas em último caso quando não temos uma opção melhor para acompanhamento
6. Comece na hora e termine assim que puder
É comum termos reuniões dimensionadas para 1 h onde chegamos ao output desejado em 30 ou 45 minutos. Nesses casos, não hesite em finalizar a reunião. Essa é uma boa forma de evitar o efeito da Lei de Parkinson.
“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização” — Lei de Parkinson
Se caso, uma pessoa importante não puder comparecer à reunião. Não hesite também em cancelar a reunião ou re-agendar para outro horário.
Sugestão: Cancelar uma reunião é a forma mais rápida de terminá-la
7. Use as opções obrigatório e opcional
Por padrão, todas as pessoas adicionadas no convite são obrigatórias. Porém, precisamos ir além! Precisamos usar e abusar da semântica dos papéis obrigatórios e opcionais:
- Obrigatório: sua presença é essencial para o andamento da reunião. Sem a sua presença, a reunião deve ser cancelada
- Opcional: público que é de interesse acompanhar o que será discutido na reunião; sua ausência não compromete o objetivo da reunião
Sugestão: É comum termos reuniões onde convidamos um grupo grande pessoas (mais que 5 pessoas). Devemos repensar esse modus operandi e eleger responsáveis para irem na reunião e não onerar o tempo de todos.
8. Defina responsáveis
Considere que temos uma reunião bem conduzida e chegamos ao output desejado. No entanto, uma pergunta pode surgir imediatamente ao sairmos da reunião:
“Quem vai fazer o que?”
Para evitar essa situação (conhecido como Efeito do Espectador), não podemos esquecer de definir responsáveis para dar continuidade no que foi definido na reunião. Por exemplo:
“Precisamos fazer o PostMortem do incidente X, quem fica responsável?”
“Precisamos alinhar essa decisão com os demais no canal, quem se prontifica a fazê-lo?”
9. Garanta e Proteja seu Focus Time
Garantir espaço na sua própria agenda através de um evento focus time é uma prática comum para conseguirmos tempo para fazer o nosso próprio trabalho. No entanto, essa prática sozinha não faz milagres. É preciso, sim, criarmos focus time nas nossas agendas, porém, também precisamos educar as pessoas à nossa volta de todos os guias descritos neste post.
Sugestão: Cabe a cada pessoa definir o seu grau de flexibilidade para abrir mão de seu focus time para entrar em uma reunião (ou qualquer outra interrupção). Mas devemos, sempre, tentar respeitar o focus time das pessoas à nossa volta
